Hạch toán tài khoản 461 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình
tiếp nhận, sử dụng và quyết toán số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án của đơn
vị. Tài khoản này chỉ sử dụng ở các đơn vị được Nhà nước hoặc đơn vị cấp trên
cấp phát kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án.
Nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án là
khoản kinh phí do Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp cho đơn vị, hoặc được
Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài viện trợ, tài trợ trực
tiếp thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án đã được duyệt, để thực hiện
những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nước hoặc cấp trên giao không
vì mục đích lợi nhuận. Việc sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án
phải theo đúng dự toán được duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí.
Nguồn kinh phí sự nghiệp cũng có thể được hình thành từ các khoản thu sự nghiệp
phát sinh tại đơn vị, như thu viện phí của công nhân viên chức trong ngành nằm
điều trị, điều dưỡng tại bệnh viện của đơn vị, thu học phí, thu lệ phí...
b) Nguồn kinh phí sự
nghiệp, nguồn kinh phí dự án phải được hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình
thành: Ngân sách Nhà nước cấp, đơn vị cấp trên cấp, nhận viện trợ, tài trợ của
tổ chức, cá nhân, từ thu sự nghiệp của đơn vị. Đồng thời, phải hạch toán chi
tiết, tách bạch nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay và kinh phí sự nghiệp năm
trước.
c) Nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí
dự án phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn,
định mức của Nhà nước, của đơn vị cấp trên và trong phạm vi dự toán đã được
duyệt.
d) Trường hợp nguồn kinh phí được NSNN cấp
thì tùy theo từng phương thức cấp phát kinh phí sự nghiệp của Ngân sách Nhà
nước để ghi sổ kế toán:
- Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng
lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo Có, số tiền đã vào tài khoản của đơn vị,
kế toán đồng thời ghi tăng tiền gửi và ghi tăng nguồn kinh phí sự nghiệp;
- Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng
hình thức giao dự toán chi sự nghiệp, dự án, khi nhận được thông báo hoặc khi
rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi, đơn vị phải thuyết minh trên Báo cáo
tài chính, đồng thời ghi Có TK 461 "Nguồn kinh phí sự nghiệp" đối ứng
với các TK có liên quan.
đ) Cuối mỗi năm tài chính, đơn vị phải làm
thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp với
cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh
phí theo chính sách tài chính hiện hành. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử
lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyển sang năm
sau số kinh phí sự nghiệp, dự án chưa sử dụng hết khi được cơ quan hoặc cấp có
thẩm quyền chấp nhận.
e) Cuối năm tài chính, nếu số chi hoạt động
bằng nguồn kinh phí sự nghiệp chưa được duyệt quyết toán, thì kế toán kết
chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay sang nguồn kinh phí sự nghiệp năm
trước.
2. Kết cấu và nội dung phải ánh của tài khoản
461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
Bên Nợ:
- Số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn
kinh phí dự án đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn
kinh phí dự án;
- Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử
dụng không hết hoàn lại cho NSNN hoặc nộp trả cấp trên.
Bên Có:
- Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã
thực nhận của Ngân sách hoặc cấp trên;
- Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn
vị được bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp.
Số dư bên Có: Số
kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã nhận của Ngân sách hoặc cấp trên cấp
nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.
Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp, có
2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 4611 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
năm trước: Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự
án thuộc năm trước đã sử dụng nhưng báo cáo quyết toán năm trước chưa được
duyệt và số kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết. Khi báo cáo quyết
toán năm trước được duyệt, số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án
năm trước sẽ được chuyển trừ vào tài khoản 461 "Nguồn kinh phí sự
nghiệp" (4611- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước). Còn số kinh phí sự
nghiệp năm trước chưa sử dụng hết, tùy theo quyết định của cơ quan tài chính
hoặc cấp có thẩm quyền, phải nộp lại ngân sách hoặc chuyển thành nguồn kinh phí
năm nay.
- Tài khoản 4612 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí
dự án đã được Ngân sách hoặc cấp trên cấp trong năm nay, kể cả các khoản kinh
phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết khi xét duyệt báo cáo quyết toán được
chuyển thành khoản kinh phí của năm nay. Hết niên độ kế toán, sang đầu năm sau
số kinh phí thuộc năm nay, nếu chưa được quyết toán sẽ được chuyển từ tài khoản
4612 "Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay" sang tài khoản 4611
"Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước" để theo dõi cho đến khi báo cáo
quyết toán năm trước được duyệt.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh
tế chủ yếu
a) Nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do
Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên
cấp bằng tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
b) Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án về
nhập quỹ hoặc mua vật tư, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho người bán hàng,
hoặc chi trực tiếp, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)
Nợ các TK 152, 153, ...
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
c) Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn
vị (nếu có), ghi:
Nợ các TK 111, 112, ...
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
d) Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân
sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng
cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ.
đ) Cuối kỳ kế toán năm, đơn vị còn có số dư
tiền mặt, tiền gửi thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án nếu phải nộp
trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp
trên, khi nộp trả, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
Có các TK 111, 112.
Nếu số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử
dụng không hết được giữ lại để chuyển thành nguồn kinh phí năm sau thì không
thực hiện bút toán trên.
e) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi
dự án được duyệt ngay trong năm, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1612) (số chi được
duyệt).
g) Nếu đến cuối năm báo cáo quyết toán chi sự
nghiệp, dự án chưa được duyệt:
- Kết chuyển chi sự nghiệp, chi dự án năm nay
thành chi sự nghiệp, chi dự án năm trước, ghi:
Nợ TK 161- Chi sự nghiệp (1611 - Chi sự
nghiệp năm trước)
Có TK 161- Chi sự nghiệp (1612 - Chi sự
nghiệp năm nay).
- Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí sự
nghiệp, kinh phí dự án năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án
năm trước, ghi:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611).
h) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi
dự án năm trước được duyệt, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1611).
i) Nguồn kinh phí sự nghiệp của năm trước
được xác định còn thừa khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành
nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay, ghi:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
Có TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
Bài hướng dẫn trên
của chúng tôi được tổng hợp trích lập tóm tắt
từ thông tư 200. Nếu chưa rõ hoặc cần hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ qua số
điện thoại: 0399.36.39.38 để được tư vấn giải đáp.
Rất mong nhận được
sự hợp tác!
Trân trọng./.
