Kế toán thực chiến hướng dẫn hạch toán tài khoản 131 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này
dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ
phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS
đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn
dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao
thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản
này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Khoản phải
thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội
dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12
tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng
phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm,
hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu
tư tài chính.
c) Bên giao ủy
thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên
nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng,
cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch
toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ,
loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi
được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện
pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
đ) Trong quan hệ
bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với
khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp
không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu
doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
e) Doanh nghiệp
phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại
nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên
tắc:
- Khi phát sinh
các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản
131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại
thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách
hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện
ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích
danh đối với số tiền đã nhận trước;
- Khi thu hồi nợ
phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng
Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ
(Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác
định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có
tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài
khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
- Doanh nghiệp
phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả
các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao
dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại
tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại
thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải
thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của
một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao
dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy
định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản
phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ
tập đoàn.
2. Kết
cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
- Số tiền phải
thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư,
TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ;
- Số tiền thừa
trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại
các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng
Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền khách
hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã
nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá
hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của
số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết
khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại
các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng
Việt Nam).
Số dư
bên Nợ:
Số tiền còn phải
thu của khách hàng.
Tài khoản này có
thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu
nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi
lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu
của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên
"Nguồn vốn".
3.
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản
phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản
phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận
doanh thu, ghi:
a) Đối với sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản
ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản
thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế
GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 - Thuế
và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp
không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao
gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi
giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế
và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Kế toán
hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 -
Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế
và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết
cho từng loại thuế)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
3.3. Kế toán
chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a) Trường hợp số
tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán
hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận
theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
b) Trường hợp
trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá
hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được
số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết
khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều
kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản
chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 - Các
khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 - Thuế
và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương
mại)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
3.4. Số chiết
khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng
trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền
mặt
Nợ TK 112 - Tiền
gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi
phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
3.5. Nhận được
tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước
của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111,
112,....
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 515 -
Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trường hợp nhận
ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại
thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao
dịch)
3.6. Phương pháp
kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp
đồng xây dựng:
a) Trường hợp
hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
- Khi kết quả
thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ
vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành
(không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 -
Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Căn cứ vào hóa
đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo
tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 337 -
Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 -
Thuế GTGT phải nộp (33311).
b) Trường hợp
hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng
thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng
tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần
công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 -
Thuế GTGT phải nộp (33311).
c) Khoản tiền thưởng
thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt
hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131- Phải
thu của khách hàng
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 -
Thuế GTGT phải nộp (33311).
d) Khoản bồi
thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không
bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các
tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 -
Thuế GTGT phải nộp (33311).
đ) Khi nhận được
tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách
hàng, ghi:
Nợ các TK 111,
112,...
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
3.7. Trường hợp
khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức
hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo
giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ
vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 -
Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công
cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 - Hàng
hóa
Nợ TK 611- Mua
hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 - Thuế
GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
3.8. Trường hợp
phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý
xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 - Dự
phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi
phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
3.9. Kế toán
khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 511 -
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 -
Thuế GTGT phải nộp (33311)
3.10. Khi lập
Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá
theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
- Nếu tỷ giá
ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 131 - Phải
thu của khách hàng
Có TK 413 -
Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
- Nếu tỷ giá
ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 -
Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 - Phải
thu của khách hàng.
Bài hướng dẫn trên của chúng tôi được tổng hợp trích lập tóm tắt từ thông tư 200. Nếu chưa rõ hoặc cần hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ qua số điện thoại: 0399.36.39.38 để được tư vấn giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
